Cosa fare quando arriva una notifica di irregolarità dell’agenzia delle dogane

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore Commercialista · Pubblicato il 07/08/2026 · Aggiornato il 20/08/2026

Quando arriva una notifica di irregolarità dell’Agenzia delle Dogane, conviene evitare sia risposte frettolose sia ricostruzioni parziali. Il primo obiettivo è fermare la dispersione delle informazioni: identificare l’operazione interessata, conservare la comunicazione ricevuta e ricomporre in un unico fascicolo i documenti commerciali, logistici, doganali e contabili disponibili.

Una notifica non consente, da sola, di stabilire la causa o l’esito del caso. Può però segnalare un’incoerenza che merita una verifica tempestiva e coordinata. Uno studio di commercialisti con esperienza in operazioni internazionali può esaminare la coerenza tra fattura, dati della merce, dichiarazione doganale, condizioni commerciali e trattamento contabile-IVA, individuando i punti da approfondire con i soggetti coinvolti.

In sintesi

• Conserva la notifica nel formato ricevuto e registra la data di ricezione, il riferimento dell’operazione e gli eventuali documenti richiamati.
• Evita di rispondere basandoti soltanto sulla fattura o su una singola dichiarazione: il confronto utile riguarda l’intero flusso documentale.
• Ricostruisci la sequenza reale di vendita, spedizione, arrivo della merce, dichiarazione e registrazione contabile.
• Se emergono dati discordanti, separa ciò che è documentato da ciò che richiede conferma di fornitore, vettore, spedizioniere o uffici aziendali.
• Coinvolgi lo studio prima di inviare chiarimenti sostanziali e, se l’operazione prosegue, prima di replicare lo stesso flusso su nuove spedizioni.

Partire dalla notifica: quale domanda bisogna risolvere

La domanda pratica non è soltanto “come rispondere?”, ma “quale dato dell’operazione richiede di essere ricostruito e confrontato?”. Una medesima incongruenza può coinvolgere informazioni commerciali, quantità, descrizione della merce, valore, soggetti indicati nei documenti, resa pattuita, trasporto o registrazioni interne. Trattare ogni caso come un mero adempimento rischia di lasciare aperto il disallineamento che ha generato la richiesta di chiarimenti.

È utile nominare internamente un referente che raccolga i materiali senza modificarli e annoti da chi proviene ogni informazione. La versione iniziale dei documenti, le e-mail operative, gli ordini e le istruzioni trasmesse ai diversi soggetti possono essere altrettanto importanti quanto il documento finale. Se esistono più spedizioni collegate, conviene non presumere che siano identiche: vanno ricostruite una per una prima di estrarre una regola comune.

Il responsabile amministrativo può avviare la raccolta; il responsabile logistico può ricostruire il flusso fisico; il commerciale può chiarire condizioni e corrispettivi. Il contributo dello studio di commercialisti riguarda il raccordo fiscale-contabile e documentale dell’operazione: non sostituisce lo spedizioniere doganale né le valutazioni che, nel caso concreto, possono richiedere un professionista abilitato con competenze specifiche.

Il percorso diagnostico: ricostruire prima, spiegare poi

Una gestione prudente segue un ordine preciso. Prima si delimita il perimetro della notifica; poi si confrontano le fonti; solo dopo si valuta come formulare chiarimenti e quali ulteriori verifiche organizzative svolgere. Invertire l’ordine porta spesso a cercare conferme a una spiegazione già scelta, invece di verificare i dati disponibili.

1. Delimitare l’operazione interessata

Annota il riferimento riportato nella notifica, le date indicate, la merce coinvolta, i soggetti citati e l’eventuale passaggio che viene posto in discussione. Non ampliare subito l’analisi a tutti i flussi aziendali: la priorità è capire se la comunicazione riguarda una sola operazione, una serie omogenea o un’informazione che ricorre in più pratiche.

Questa delimitazione serve anche a distinguere tra il fatto documentato e le ipotesi operative. Per esempio, una differenza tra descrizioni presenti in due documenti non permette di concludere automaticamente che l’informazione sia errata; indica piuttosto che occorre verificare quale dato sia stato utilizzato, da chi sia stato fornito e se il fascicolo consenta di spiegarne la coerenza.

2. Mettere a confronto i documenti, non leggerli isolatamente

Per l’operazione individuata, raccogli almeno i documenti disponibili relativi a ordine o contratto, fattura commerciale o pro-forma, packing list, documenti di trasporto, dichiarazione doganale disponibile, comunicazioni con lo spedizioniere, prova di pagamento o riconciliazione del corrispettivo e registrazioni contabili-IVA pertinenti. Se sono disponibili schede prodotto, istruzioni di resa o documenti sull’origine dichiarata, vanno collocati accanto al resto della pratica, senza sostituirsi agli altri elementi.

Il confronto riguarda soprattutto i campi che si ripetono: soggetti, descrizione, unità di misura, quantità, valore, valuta, resa, costi accessori, riferimenti di trasporto e collegamento tra merci e fatture. Una lieve differenza formale può essere spiegabile; una differenza sostanziale o non tracciata merita invece una verifica più approfondita. Approfondisci i documenti da presidiare prima della frontiera.

3. Ricostruire la catena tra flusso fisico e contabilità

La documentazione è più utile quando racconta la stessa operazione da punti di vista diversi. Il flusso fisico risponde a domande su merce, percorso e consegna; quello commerciale chiarisce accordi e valore; quello amministrativo consente di leggere registrazioni, pagamenti e collegamenti con la fattura estera. Il controllo interno consiste nel verificare se questi tre piani si sostengono a vicenda oppure se rimangono passaggi non documentati.

Per le imprese che operano con volumi ricorrenti, questa ricostruzione può evidenziare anche un problema di processo: informazioni inserite manualmente in reparti diversi, documenti ricevuti in ritardo, condizioni di resa non condivise con l’amministrazione o assenza di un criterio per associare dichiarazioni e fatture. In tal caso la notifica può diventare l’occasione per correggere il flusso informativo, senza presumere che ogni operazione analoga presenti la stessa criticità.

Scenario operativo: una discrepanza tra fattura, dichiarazione e registrazione interna

Si consideri un caso tipo: l’impresa riceve una richiesta relativa a un’operazione di importazione. L’ufficio amministrativo dispone della fattura estera e della registrazione interna; il reparto logistico possiede le comunicazioni di trasporto; lo spedizioniere ha trasmesso la documentazione doganale. I documenti non coincidono immediatamente nella descrizione della merce o nella composizione del valore.

La risposta imprudente consiste nello scegliere il documento ritenuto “principale” e inviare una spiegazione generica. Il percorso più solido è ricostruire l’ordine degli eventi: quale documento è stato emesso per primo, quali dati sono stati comunicati per la spedizione, se vi sono state variazioni commerciali, quali costi sono stati trattati separatamente e come l’operazione è entrata nei registri aziendali.

Lo studio di commercialisti può organizzare questa lettura in una matrice interna: dato contestato, documento che lo riporta, fonte aziendale del dato, eventuale documento di supporto, soggetto da interpellare e impatto contabile-IVA da valutare. La matrice non sostituisce una risposta all’autorità, ma permette di evitare chiarimenti contraddittori tra funzioni aziendali e di rendere visibili le lacune prima di prendere posizione.

Se la documentazione non consente di ricostruire un passaggio, è preferibile indicarlo come punto da approfondire anziché colmarlo con ricordi, file non datati o versioni non verificabili. Quando l’operazione coinvolge classificazione della merce, origine, dati dichiarativi o aspetti tecnici specialistici, il confronto con lo spedizioniere e con gli altri professionisti coinvolti può essere parte della valutazione del caso.

Gli errori che aumentano il rischio di incoerenze

Il primo errore è confondere urgenza con velocità. Una risposta tempestiva può essere opportuna, ma non dovrebbe nascere da materiali raccolti senza controllo della loro provenienza. Il secondo è affidare la ricostruzione a un solo reparto: amministrazione, logistica e acquisti possiedono spesso porzioni diverse dello stesso fascicolo.

Un altro errore ricorrente è aggiornare documenti interni senza mantenere traccia della versione originaria. Le correzioni operative possono essere utili per il futuro, ma durante la ricostruzione occorre poter distinguere tra ciò che esisteva al momento dell’operazione e ciò che è stato predisposto successivamente. Anche l’uso di descrizioni commerciali troppo sintetiche, rese non allineate tra ordine e fattura o collegamenti poco chiari tra merce e registrazione può rendere più difficile spiegare la pratica.

Infine, non conviene trasformare un caso singolo in una conclusione generale sul processo aziendale. Prima si esamina la pratica concreta; poi, se emergono elementi ricorrenti, si può pianificare una verifica organizzativa su un campione di flussi. Per una lettura più ampia delle connessioni tra documenti, costi e sostenibilità dell’operazione, leggi anche l’approfondimento su dogane e import-export.

Quando coinvolgere lo studio e cosa inviare

Il primo momento utile per coinvolgere lo studio è subito dopo la ricezione della notifica, prima che l’azienda formuli chiarimenti sostanziali: serve a ordinare il perimetro dell’operazione, individuare i documenti mancanti e distinguere le informazioni certe da quelle da confermare. Il secondo momento è prima di replicare il medesimo schema su spedizioni successive o prima di registrare operazioni collegate, quando la ricostruzione fa emergere una possibile incoerenza di processo.

Per una prima valutazione è utile inviare la notifica ricevuta, una breve cronologia dell’operazione, i riferimenti delle merci e dei soggetti coinvolti, fatture e documenti commerciali disponibili, documenti di trasporto, dichiarazioni disponibili, indicazione delle condizioni di resa, scambi rilevanti con lo spedizioniere e registrazioni contabili-IVA pertinenti. Se manca un documento, è utile segnalarlo espressamente anziché sostituirlo con una ricostruzione non verificata.

Il lavoro dello studio di commercialisti consiste nell’esaminare la coerenza fiscale, contabile ed economica dei materiali disponibili, evidenziare le incongruenze da approfondire e aiutare l’impresa a coordinare il confronto con le figure appropriate. L’analisi preliminare non promette l’esito della pratica: offre una base documentata per decidere come proseguire, quali informazioni chiedere e quali flussi interni rivedere.

Prima di inviare una risposta o proseguire con spedizioni analoghe, raccogli il fascicolo dell’operazione e portalo a un confronto documentato. Richiedi l’analisi preliminare.